Perekaman Dokumen Pemeriksaan Fisik
Setelah dipilih dokumen yang akan diperiksa oleh pemeriksa fisik dengan memilih tombol rekam, maka petugas akan di bawa ke tampilan form perekaman LHP.
Setelah dipilih dokumen yang akan diperiksa oleh pemeriksa fisik dengan memilih tombol rekam, maka petugas akan di bawa ke tampilan form perekaman LHP.
Pada tab Daftar menampilkan hasil pencarian dari dokumen status dari Pemeriksa yang terdiri dari Jenis Dokumen, Nomor Dokumen, Tanggal Dokumen, NPWP, Nama Perubahan serta tautan icon Rekam.
Klik tautan icon Rekam pada kolom Aksi, dan sistem akan menampilkan halaman Perekaman LHP seperti berikut ini.
Pada tab dokumen akan ditampilkan beberapa detail data berdasarkan dokumen yang telah dipilih, seperti :
Jenis dokumen yang dipilih, nomor aju yang digenerate berdasarkan jenis dokumen, waktu pembuatan, dan nomor serta tanggal dokumen hasil validasi.
Negara asal pembuat dokumen, lalu negara pemasok barang, nomor Bill of Landing / Air Waybill atau disingkat BL/AWB.
Data entitas berdasarkan kepemilikan barang dapat terisi importir, eksportir, pemilik barang maupun pengusaha asal. Ada tombol DETAIL yang akan memunculkan detail entitas tersebut.
Data PPJK atau Pengusaha Tujuan. Dan terdapat pula tombol detail untuk melihat deskripsi data diri atas PPJK atau Pengusaha Tujuan.
Pada tab instruksi pemeriksaan akan detail informasi atas kewajiban pemeriksa fisik atas proses pemeriksaan kepada dokumen yang akan diperiksa berupa detail kontainer maupun detail barang serta presentase ruang lingkup pemeriksaan yang harus dilakukan.
Instruksi Pemeriksaan Dari Sistem;
Pada persentase Tingkat Pemeriksaan merupakan tingkat pemeriksaan yang akan dilakukan PFPB atas keseluruhan barang pada proses pemeriksaan barang yang dilakukan. Dan juga terdapat informasi atas daftar Kontainer yang harus diperiksa serta bagian yang akan diperiksa.
Memo Pemeriksaan;
Memo Pemeriksaan merupakan bagian informasi yang diberikan oleh petugas PFPD atau Pemeriksa Dokumen kepada petugas PFPB dengan memberikan atensi kepada PFPB atas beberapa hal yang dapat dijadikan patokan dalam proses pemeriksaan barang.
Daftar Barang;
Pada kolom Daftar Barang ini menampilkan informasi perihal daftar barang yang terlampir pada dokumen dan atas setiap barang diberikan memo oleh PFPB untuk atensi pemeriksaan lebih detail atas setiap barang dengan cara memilih tombol Memo yang terdapat pada masing - masing barang untuk melihat memo per barang seperti pada gambar berikut.
Tab berita acara pemeriksaan akan dilakukan perekaman atas proses pemeriksaan barang, form ini berguna untuk mengisi hasil dari pemeriksaan barang yang nantinya akan dijadikan berita acara hasil pemeriksaan barang.
Untuk mengaktifkan kolom-kolom isian pada halaman ini user dapat menggunakan tombol Ubah BAP pada halaman bagian bawah.
Ada beberapa form yang harus diisikan pada proses pembentukan berita acara antara lain :
Pada form ini PFPB akan otomatis terisi angka sebagai nomor urut atas proses pemeriksaan barang. Dan diform ini PFPB juga diminta untuk mengisikan siap atau tidaknya proses pemeriksaan yang akan dilakukan dengan memilih checkbox yang tersedia, dan bila pilihan terdapat pada ketidak siapan pemeriksaan maka PFPB diminta untuk memberikan alasan atas kendala yang terjadi dalam proses pemeriksaan dengan memilih salah satu pilihan pada select box yang tersedia dan mengisikan uraian tambahan atas kendala tersebut.
Form ini PFPB diminta untuk mengisikan lokasi pemeriksaan barang apakah berada di kawasan pabean atau diluar kawasan pabean. PFPB juga harus mengisikan gudang tempat pemeriksaan berlangsung dan bila ternyata pemeriksaan dilakukan di luar kawasan pabean makan PFPB wajib mengisikan Nama Tempat pemeriksaan berlangsung.
Selain itu Pendamping akan diisikan di form pendamping dengan memilih jenis entitas pendamping serta nama pendamping itu sendiri. Disini dapat dilakukan multiple input dimana PFPB dapat menambahkan lagi data pendamping dengan mengklik pada icon tambah sesuai dengan gambar yang diberikan kotak merah.
Hal ini bertujuan untuk memberikan isian atas pendamping dalam proses pemeriksaan seperti Eksportir, P2 dan beberapa divisi lainnya.
Pada form ini petugas diminta untuk mengisikan beberapa waktu pemeriksaan, yaitu : 1. Penunjuk Pemeriksa, dimana terdapat isian waktu PFPB diberikan tugas untuk melakukan pemeriksaan fisik atas dokumen tersebut. 2. Waktu PKB yaitu waktu isian atas Pemeriksaan Kesiapan Barang (PKB). 3. Pengeluaran Kemasan, ialah isian dimulainya proses pengeluaran barang dan selesainya proses pengeluaran barang dari kontainer. 4. Pemeriksaan Barang, proses dimana dimulainya waktu pemeriksaan barang serta diakhirinya waktu pemeriksaan barang. 5. Alasan Pemeriksaan > 1 Jam dari Waktu PKB, disini PFPB harus memiliki alasan mengapa pemeriksaan yang dilakukan lebih dari 1 Jam atas waktu Pemeriksaan Kesiapan Barang dengan memilih salah satu dari list data pada select box.
Pada form contoh barang PFPB akan mengisikan contoh barang yang diperiksa dimana seorang pemeriksa barang harus mengisikan jenis barang serta jumlah contoh barang yang ada sebagai sample, dan pilihan nantinya apakah contoh barang akan diminta kembali atau tidak.
Pada form ini akan diisikan berapa banyak jumlah dari partai barang, partai barang sendiri dimaksudkan jumlah barang yang terdapat pada proses pemeriksaan. Lalu total jumlah barang yang telah diperiksa adalah total barang yang dilakukan pemeriksaan serta jumlah jenis barang yang diperiksa.
Petugas pemeriksa barang akan mengisikan hasil dari pemeriksaan dengan memberikan jawaban atas kondisi segel yang ada pada kontainer, lalu realisasi tingkat pemeriksaan hingga berapa persen dari keseharusan yang dilakukan.
Pada form ini atas jenis kemasan terdapat 2 pilihan yaitu FCL dan LCL. FCL atau Full Container Load adalah kondisi dimana proses pengiriman barang menggunakan satu kontainer penuh yang dimiliki oleh satu orang pengirim sedangkan LCL atau Less Container Load adalah kondisi dimana satu kontainer digunakan untuk beberapa orang pengirim.
Pada pilihan FCL daftar kontainer yang ditampilkan akan mengikutsertakan daftar lorong pada setiap kontainer, sedangkan pada pilihan LCL daftar lorong tidak diikutsertakan.
Pada sisi halaman ini diisikan berapa banyak jumlah Kemasan dan Nomor Kemasan dari barang yang dilakukan pemeriksaan. Serta kolom jenis penggunaan palet untuk kemasan dari barang.
Pemeriksa pada form kontainer akan melakukan perekaman pemeriksaan atas kontainer yang diperiksa, pada select box Kontainer yang Diperiksa pemeriksa dapat memilih kontainer yang akan diperiksa. Sedangkan pada select box Perintah Lorong akan diisi sesuai lorong yang diperiksa oleh petugas, waktu mulai akan diisi sesuai awal pemeriksaan barang sedangkan waktu selesai diisi sesuai selesai proses pemeriksaan barang.
Dan dipilih ketentuan apakah perintah lorong sesuai dengan informasi pada tab sebelumnya dilaksanakan atau tidak, tombol simpan akan menyimpan data hasil pengisian perekaman pemeriksaan kontainer dan tombol batal akan membatalkan proses penyimpanan atas pengisian yang dilakukan.
Hasil penyimpanan akan tersimpan pada list data di samping form, setiap hasil pemeriksaan atas kontainer akan dilakukan upload gambar sebagai bukti hasil pemeriksaan kontainer yang dilakukan. Adapun tombol tambah kontainer dilakukan untuk menambahkan kontainer bila ditemukan adanya kontainer yang diperiksa namun tidak terdapat pada list kontainer yang semestinya harus diperiksa.
Realisasi memo PFPD adalah isian yang menggambarkan apakah petugas melaksanakan apa yang diminta oleh petugas PFPD sesuai yang tercantum pada Memo di tab Instruksi Pemeriksaan. Tanggapan memiliki tiga keputusan yaitu Ya, Sebagian dan Tidak.
Pemeriksa barang wajib mengisi hal tersebut dan memberikan keterangan atas tanggapan yang dipilih.
Pada form ini petugas akan menyimpulkan hasil dari pemeriksaan barang yang dilakukan apakah proses pemeriksaan dapat dikatakan sesuai atau tidak sesuai dengan memilih pilihan pada combo box yang tersedia. Serta petugas memberikan catatan atas kesimpulan yang diberikan.
Petugas akan melakukan upload kembali untuk proses pemeriksaan barang, berbeda pada upload gambar sebelumnya yang dilakukan per kontainer. Disini petugas akan melakukan upload gambar utama atas pemeriksaan yang dilakukan untuk keseluruhan kontainer yang diperiksa.
User dapat menggunakan tombol Kirim BAP untuk melakukan pengiriman data hasil input Berita Acara Pemeriksaan sebagai hasil akhir dari pemeriksaan yang telah dilakukan.
Pada tab detail pemeriksaan akan dilakukan atas proses pemeriksaan barang, form ini berguna untuk mengisi hasil dari pemeriksaan barang secara detail yang nantinya akan dijadikan laporan hasil pemeriksaan barang.
(gambar)
Ada beberapa form yang harus diisikan pada proses pembentukan berita acara, yaitu :
Tombol Tambah Barang, Tombol ini digunakan untuk menambahkan barang tanpa referensi barang yang ada sesuai dengan list data pada tab Instruksi Pemeriksaan, action yang diberikan adalah seorang pemeriksa diharuskan mengisi seluruh form isian yang ada pada proses ini. Setelah petugas klik tombol tambah barang maka akan menampilkan form detail barang, petugas dapat mengisi form sesuai dengan kebutuhan
Tombol Tambah Referensi Barang, Tombol ini digunakan untuk menambahkan barang menggunakan referensi barang yang ada pada tab Instruksi Pemeriksaan, action yang diberikan adalah pemeriksa akan mendapatkan nilai (data) pada form Detail Barang nantinya.
(gambar)
List Barang Detail Pemeriksaan, gambar dibawah ini terdapat table hasil dari detail pemeriksaan yang dilakukan oleh pemeriksa barang.
Detail Barang, form detail barang adalah isian yang memiliki dua kondisi dimana ketika petugas memilih tombol Tambah Barang maka isian pada detail barang harus diisikan sesuai dengan temuan yang didapat.
Namun apabila yang dipilih adalah tombol Tambah Referensi Barang maka form Detail Barang akan terisi sesuai dengan referensi barang yang dipilih.
Kemasan, pada form kemasan petugas mengisikan jumlah kemasan yang terdata pada proses pemeriksaan barang. Begitupun dengan jenis serta ukuran kemasan, panjang, lebar, dan tinggi.
Pada field jumlah, petugas memilih data pada combo box status atas barang temuan tersebut dan diperoleh dari negara mana serta kondisi barang yang di periksa.
Spesifikasi, form spesifikasi adalah isian yang menggambarkan atas detail barang yang diperiksa berupa merek barang, model barang, serta type barang tersebut.
Kapasitas, form Kapasitas adalah isian yang menyangkut atas data negara pemasok serta keterangannya.
Hasil Pemeriksaan Per Barang, form Tambahan adalah isian yang mewakilkan keterangan tambahan atas teamuan barang oleh pemeriksa barang.
Foto LHP Barang, Petugas akan melakukan upload gambar atas detail barang yang diperiksa, disini petugas akan melakukan upload gambar dari setiap barang yang diperiksa.
Simpan Detail Barang Pada tombol Simpan Detail Barang aksi yang diberikan adalah menyimpan hasil input detail barang sebagai inputan data berupa draft/konsep hasil pemeriksaan detail barang.
Dan pada tombol Simpan LHP aksi yang diberikan adalah menyimpan data hasil perekaman detail barang sebagai data akhir hasil pemeriksaan, dari aksi ini akan menaikkan status LHP ke tahap proses selanjutnya.
